Build vs. Buy: Sollten Sie Ihre eigene Dokumentenextraktions-Pipeline entwickeln oder eine Plattform nutzen?

Jedes wachsende Unternehmen erreicht irgendwann einen Punkt, an dem die Dokumentenverarbeitung zu langsam wird. Rechnungen, Quittungen, Verträge und Formulare summieren sich und beanspruchen zunehmend die Zeit und Ressourcen Ihres Teams. An diesem Punkt müssen Unternehmen eine wichtige Entscheidung treffen: Sollten sie ihre eigene Verarbeitungspipeline von Grund auf entwickeln oder lieber in eine bestehende Plattform investieren?

Diese Entscheidung kann für viele Unternehmen eine Herausforderung sein, da sie ihre täglichen Abläufe über Jahre hinweg beeinflussen wird. Daher stellt dieser Artikel einige der wichtigsten Vor- und Nachteile beider Optionen vor, um den Entscheidungsprozess zu erleichtern.

Individuell entwickelte Software: Vor- und Nachteile

Diese Option bezieht sich in der Regel auf die Entwicklung einer maßgeschneiderten Softwarelösung, die ausschließlich für den jeweiligen Kunden konzipiert und erstellt wird. In diesem Fall entwickeln die internen Entwickler des Unternehmens ihre eigenen Modelle, sodass die Entscheidung stark von ihren Fachkenntnissen abhängt.

Vorteile der Eigenentwicklung

• Volle Kontrolle: Da das Unternehmen die Software selbst entwickelt, weiß es genau, wie jeder einzelne Teil der Pipeline funktioniert.
• Weniger Einschränkungen: Es ist möglich, eine maßgeschneiderte Pipeline für eine Datenbank mit einer ungewöhnlichen Struktur zu entwickeln.
• Datenschutz: Bei einer intern betriebenen Pipeline werden keine Daten mit Dritten geteilt.

Nachteile der Eigenentwicklung

• Zeitaufwand: Für die Entwicklung von Dokumentenverarbeitungs-Pipelines werden erfahrene Entwickler und Data Scientists benötigt. Ihre gemeinsamen Gehälter verursachen zweifellos erhebliche Kosten. Es kann mehrere Monate dauern, bis der Entwicklungsprozess erste greifbare Ergebnisse liefert.
• Manuelle Wartung: Das Design von Dokumenten muss alle paar Monate aktualisiert werden, um den sich ändernden Anforderungen der Lieferanten gerecht zu werden. Dadurch entsteht eine kontinuierliche Belastung für das Wartungsteam.
• Skalierung: Wenn die Pipeline immer mehr Dokumente verarbeitet, muss das Entwicklungsteam darauf vorbereitet sein, zusätzliche Herausforderungen zu bewältigen, die sich daraus ergeben können.

Bestehende Plattform: Vor- und Nachteile

Diese Option bezieht sich auf den Kauf einer bestehenden Dokumentenverarbeitungsplattform und deren Implementierung innerhalb des Unternehmens.

Vorteile des Kaufs

• Schnelle Einrichtung: Im Gegensatz zu individuell entwickelter Software erfordern bestehende Plattformen in der Regel keine besonderen Anpassungen und können innerhalb kurzer Zeit vollständig eingerichtet und einsatzbereit sein.
• Geringere Kosten: Das Unternehmen muss lediglich einen bestimmten Betrag für die Nutzung der Plattform bezahlen. Dies ist in der Regel deutlich günstiger, als Spezialisten mit der Entwicklung einer Pipeline von Grund auf zu beauftragen.
• Updates: Der Entwickler der Plattform ist für alle erforderlichen Verbesserungen und Änderungen an der Software verantwortlich.
• Fortschrittliche Technologie direkt einsatzbereit: Moderne Plattformen nutzen fortschrittliche Techniken der intelligenten Dokumentenverarbeitung. Dadurch können sie komplexe Tabellen, unformatierten Text und gescannte Dateien präzise auslesen, ohne dass eine individuelle Programmierung erforderlich ist.

Nachteile des Kaufs

• Laufende Kosten: In den meisten Fällen müssen Unternehmen kontinuierlich einen bestimmten Betrag für die Nutzung der Plattform bezahlen. Langfristig kann sich dies als sehr kostspielig erweisen.
• Weniger Anpassungsmöglichkeiten: Die meisten Plattformen bieten allgemeine Regeln für die Dokumentenverarbeitung, die möglicherweise nicht für jedes Unternehmen geeignet sind.
• Abhängigkeit: Unternehmen müssen sich auf die Fähigkeiten und die Leistungsfähigkeit der Plattformentwickler verlassen.

Wichtige Faktoren, die berücksichtigt werden sollten

Nachdem die wichtigsten Vor- und Nachteile beider Optionen betrachtet wurden, ist es wichtig zu verstehen, welche Faktoren vor der endgültigen Entscheidung berücksichtigt werden sollten.

1. Interne Kompetenzen

Verfügt das Unternehmen über die richtigen Fachkräfte, die genügend Zeit haben, sich um dieses Projekt zu kümmern? Beispielsweise wäre es unklug, eine Pipeline zu entwickeln, wenn die Ingenieure des Unternehmens bereits mit der Entwicklung des Hauptprodukts beschäftigt sind.

2. Zeitliche Einschränkungen

Das Unternehmen muss beurteilen, wie viel Zeit ihm bleibt, bevor die Dokumentenverarbeitung seine betrieblichen Abläufe negativ beeinflusst. Wenn die Frist kurz ist, wäre es unklug, eine Pipeline von Grund auf zu entwickeln, da die Konzeption einer zuverlässigen Plattform mindestens sechs Monate dauern würde.

3. Komplexität und Vielfalt der Dokumente

Wenn das Unternehmen nur einen Dokumenttyp verarbeiten muss, kann es sinnvoll sein, ein einfaches Skript zu entwickeln, das sämtliche Informationen automatisch extrahiert. Wenn das Unternehmen jedoch mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente arbeitet, kann der Kauf einer Plattform vorteilhaft sein, die zahlreiche sofort einsatzbereite Regeln und Techniken zur Verarbeitung komplexer Fälle bietet.

4. Evaluierungsprozess

Bei der Prüfung verschiedener Anbieter sollten Sie sorgfältig Dokumenten-Parser evaluieren, um zu testen, wie präzise die verschiedenen Lösungen Ihre tatsächlichen Dateien verarbeiten. Verarbeiten Sie vor einer endgültigen Entscheidung einen Beispieldatensatz mit Ihren schwierigsten und unübersichtlichsten Dokumenten mithilfe einer Testversion der Plattform.

Kostenschätzung: Eigenentwicklung oder Kauf?

Beim Vergleich der Kosten beider Optionen ist es wichtig, daran zu denken, dass nicht alle Ausgaben auf den ersten Blick erkennbar sind. Die folgende Übersicht zeigt die häufigsten Kosten, die mit den jeweiligen Optionen verbunden sind.

Kostenart und Beschreibung

• Gehälter: Die Gehälter des Entwicklungsteams, das an dem Projekt arbeitet. Dazu gehört auch die Zeit, die bestehende Fachkräfte für die Wartung der Pipeline aufwenden, wenn das Unternehmen beschließt, diese selbst zu entwickeln.
• Infrastruktur: Die Kosten für die Wartung von Servern und anderen Infrastrukturkomponenten.
• Wartung: Die Kosten für die Wartung und Verbesserung einer intern entwickelten Pipeline, einschließlich der Zeit, die Ingenieure für die Behebung von Fehlern aufwenden.
• Opportunitätskosten: Der Wert der Arbeit, die das Entwicklungsteam erledigen könnte, wenn es nicht an der Dokumentenverarbeitungs-Pipeline arbeiten würde.

Kostenschätzung: Eigenentwicklung oder Kauf?

• Dokumentenverarbeitungssoftware: Der geschätzte Preis der Plattform, sofern zutreffend.
• Implementierungsgebühr: Die einmalige Gebühr, die der Plattformanbieter zu Beginn der Zusammenarbeit erhebt.
• Gehälter: Die Gehälter des Entwicklungsteams, das an dem Projekt arbeitet, sowie die Gehälter des Wartungsteams, sofern zutreffend.
• Infrastruktur: Die Kosten für Server und andere Infrastrukturkomponenten, sofern zutreffend.
• Zeitaufwand: Die Zeit, die das Entwicklungsteam für die Erstellung der Pipeline aufwendet, sowie die Zeit, die das Wartungsteam für die Aktualisierung der Pipeline benötigt.
• Opportunitätskosten: Die Kosten der Arbeit, die Entwickler anstelle der Entwicklung einer Pipeline hätten erledigen können.

Andererseits erweist sich der Kauf in den meisten Fällen als deutlich günstiger als die Eigenentwicklung, insbesondere wenn die langfristigen Kosten berücksichtigt werden. Das liegt daran, dass die Wartungskosten auf alle Nutzer der Plattform verteilt werden, anstatt vollständig von einem einzigen Unternehmen getragen werden zu müssen. Daher lohnt es sich in der Regel nur unter bestimmten Voraussetzungen, eine interne Pipeline zu entwickeln.

Wann sollte man selbst entwickeln?

Ein Unternehmen sollte die Entwicklung einer eigenen Dokumentenverarbeitungs-Pipeline in Betracht ziehen, wenn:

• Die Anforderungen an die Dokumentenextraktion eng mit dem eigenen kommerziellen Kernprodukt verbunden sind;
• Die Sicherheitsanforderungen so streng sind, dass keine Software von Drittanbietern auf den eigenen Servern zugelassen werden darf;
• Ein qualifiziertes Entwicklungsteam vorhanden ist, das über genügend Zeit und Ressourcen verfügt, um die Pipeline zu entwickeln und zu warten.

Wann sollte man eine Lösung kaufen?

Der Kauf sollte bevorzugt werden, wenn:

• Das Unternehmen so schnell wie möglich eine funktionierende Lösung benötigt.
• Das Unternehmen den Zeitaufwand seines Entwicklungsteams für nicht zum Kerngeschäft gehörende Aufgaben reduzieren möchte.
• Das Unternehmen einen klaren Überblick über seine monatlichen Ausgaben haben möchte.
• Das Unternehmen eine große Vielfalt an Dokumenten mit unterschiedlichen Layouts verarbeitet.

Fazit

In den meisten Fällen ist es schlichtweg nicht sinnvoll, eine interne Dokumentenverarbeitungs-Pipeline zu entwickeln. Diese Option erfordert umfangreiche Fachkenntnisse und viel Zeit, während die Kosten schnell ein untragbares Niveau erreichen können. Glücklicherweise gibt es die Alternative, eine bestehende Plattform zu erwerben, die innerhalb kurzer Zeit implementiert werden kann. Daher ist es wichtig, die möglichen Kosten sorgfältig zu prüfen und die verfügbaren Optionen zu analysieren, bevor die optimale Strategie ausgewählt wird.